Дія Сіті: спеціальний податковий режим для IT-компаній — що змінюється на практиці?

Коли говорять про Дія Сіті, найчастіше згадують податкові переваги: 5% податку на доходи фізичних осіб (ПДФО), спеціальні правила сплати єдиного соціального внеску (ЄСВ) та можливість використання гіг-контрактів.

Але для бізнесу Дія Сіті – це не просто нижчі податки. Це окрема модель організації відносин зі спеціалістами, розрахунку винагороди, адміністрування винагороди, HR-адміністрування та податкового комплаєнсу.

І саме тут починається найцікавіше.

Що таке Дія Сіті?

Дія Сіті – спеціальний правовий та податковий режим, створений для компаній, які працюють у сфері IT та цифрової економіки в Україні. Базове законодавство – Закон України «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україна» від 15.07.2021 р. №1667 (далі Закон 1667).

Положеннями Закону № 1667 визначено, що резидентом Дія Сіті може бути юридична особа, зареєстрована на території України в установленому законодавством України порядку, незалежно від її місцезнаходження та місця провадження господарської діяльності, яка відповідає, зокрема, таким вимогам:

• 1) розмір середньої місячної винагороди залученим працівникам та гіг-спеціалістам, починаючи з календарного місяця, наступного за календарним місяцем, в якому набуто статус резидента Дія Сіті, кожного календарного місяця становить не менше, ніж еквівалент 1200 євро за офіційним курсом гривні щодо євро, встановленим Національним банком України станом на перше число відповідного календарного місяця (п. 2 частини першої ст. 5 Закону № 1667);
• 2) середньооблікова кількість працівників та гіг-спеціалістів юридичної особи (у разі залучення) за підсумками кожного календарного місяця, починаючи з наступного за календарним місяцем, в якому юридичною особою набуто статус резидента Дія Сіті, становить не менше дев’яти осіб (п. 3 частини першої ст. 5 Закону № 1667).

Не може бути резидентом Дія Сіті юридична особа, яка протягом більш як 30 днів має податковий борг, загальна сума якого становить понад 10 мінімальних заробітних плат (виходячи з розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня поточного календарного року) (п. 10 частини другої ст. 5 Закону № 1667).

Спеціальний режим Дія Сіті дозволяє компаніям за дотримання встановлених законодавством умов користуватися спеціальним режимом оподаткування доходів спеціалістів та обирати більш гнучкі форми співпраці з командою.

Резидент Дія Сіті може працювати з працівниками за трудовими договорами, гіг-спеціалістами за гіг-контрактами, ФОПами та іншими підрядниками.

Для міжнародних компаній це також може бути привабливою альтернативою традиційній моделі побудови IT-команди в Україні.

Яка податкова перевага?

Однією з ключових переваг Дія Сіті є спеціальне оподаткування доходів працівників та гіг-спеціалістів.

За умови виконання передбачених законодавством критеріїв застосовуються:

• 5% ПДФО, а не 18%;
• 5% військового збору;
• ЄСВ – 22% від мінімальної заробітної плати незалежно від реального доходу. Станом на дату цієї статті ЄСВ становить 1 902,34 грн на місяць, а база, від якої фактично розраховується цей мінімальний внесок — 8 647 грн.

Для компанії з великою кількістю високооплачуваних IT-спеціалістів різниця в оподаткуванні доходів гіг спеціаліста і навантаження по сплаті ЄСВ на компанію порівняно зі стандартною моделлю працевлаштування може бути суттєвою.

Але саме слова «за умови виконання критеріїв» мають принципове значення.

Отримати статус резидента Дія Сіті недостатньо

Після отримання статусу резидента Дія Сіті компанія повинна продовжувати контролювати відповідність встановленим вимогам.

Це означає, що питання Дія Сіті не закінчується в день отримання статусу резидента. Навпаки — з цього моменту починається постійний комплаєнс, а саме необхідно контролювати структуру доходів компанії, кількість спеціалістів, рівень їхньої винагороди, види діяльності та інші критерії, від яких залежить можливість користуватися спеціальним режимом.

І ці критерії безпосередньо впливають на розрахунок винагороди.

Адміністрування винагороди у Дія Сіті має свої правила

На перший погляд, формула виглядає просто: винагорода × відповідна ставка податку. На практиці адміністрування винагороди трохи складніший процес.

У межах однієї компанії можуть одночасно працювати штатні працівники, гіг-спеціалісти та ФОП. При цьому протягом місяця виникають різні типи виплат: заробітна плата, гіг-винагорода, бонуси, відпускні, лікарняні, компенсації, страхування, додаткові блага, виплати при звільненні тощо.

І ключове питання звучить так: чи до кожної з цих виплат можна застосувати спеціальний режим оподаткування Дія Сіті?

Не завжди. Показовим прикладом є оплата щорічної оплачуваної перерви гіг-спеціаліста. Раніше підхід до оподаткування такої виплати значною мірою залежав від того, як вона була визначена у гіг-контракті та чи включалася до складу винагороди гіг-спеціаліста. Тоді Державна податкова служба (ДПС) роз’яснювала, що оплата щорічної перерви могла оподатковуватися ПДФО за ставкою 5%, якщо відповідно до умов гіг-контракту така виплата включалася до складу винагороди гіг-спеціаліста за відповідний період надання послуг та виплачувалася у складі такої винагороди.

Водночас актуальна позиція ДПС є більш консервативною. ДПС зазначає, що витрати резидента Дія Сіті, пов’язані з оплатою щорічної оплачуваної перерви гіг-спеціаліста, не є винагородою за виконані протягом місяця роботи (надані послуги). Відповідно, до такої виплати не застосовується спеціальна ставка ПДФО 5%, передбачена для винагороди за гіг-контрактом, а ПДФО утримується за загальною ставкою 18%.

Отже, самого лише включення певної виплати до гіг-контракту або її формального визначення як частини винагороди може бути недостатньо для застосування пільгового режиму оподаткування Дія Сіті. Для кожного виду виплати необхідно окремо аналізувати її економічну та правову природу, положення Податкового кодексу України, Закону про Дія Сіті та актуальну позицію ДПС.

Лікарняні також не належать до складової гіг-винагороди, тому пільговий режим оподаткування Дія Сіті на них не поширюється. Відповідно, при виплаті лікарняних застосовується ПДФО 18%.

Саме неправильна класифікація виплат є одним із найбільш чутливих ризиків у адмініструванні винагороди резидента Дія Сіті.

Гіг-контракт – це не трудовий договір

Ще одна практична особливість – HR-адміністрування гіг-спеціалістів.

Гіг-контракт створює спеціальну модель відносин, передбачену законодавством про Дія Сіті. Але механічно застосовувати до гіг-спеціаліста всі HR процеси, передбачені для штатного працівника, не можна.  Відрізняються юридичні підстави виплат, правила оформлення відсутностей, соціальні гарантії та окремі аспекти оподаткування та їх документального оформлення.

Тому команда з адміністрування заробітної плати повинна розуміти не тільки механіку розрахунку заробітної плати, але й правову природу кожного виду виплати. Наприклад, бонус, лікарняні, компенсація при припиненні гіг-контракту чи оплачене компанією страхування можуть мати різну правову та податкову природу. Тому однакова ставка оподаткування не може застосовуватися до всіх виплат автоматично. Завдання команди з адміністрування заробітної плати — не лише правильно порахувати суму, а й правильно визначити, що саме виплачується і за якими правилами така виплата має оподатковуватися.

Перед переходом до Дія Сіті варто провести комплексний аналіз системи нарахування заробітної плати та пов’язаних із нею податкових ризиків

Компанії часто починають аналіз Дія Сіті з питання: «Скільки податків ми зекономимо?»

Але правильніше поставити ширше питання: «Як зміняться процес нарахування заробітної плати та загальні витрати компанії на персонал після переходу до Дія Сіті?»

Перед переходом варто змоделювати декілька сценаріїв: використання трудових договорів, гіг-контрактів або їх поєднання; розрахувати повну вартість кожної моделі для компанії; проаналізувати структуру винагород і додаткових пільг для персоналу; визначити порядок оподаткування різних видів виплат; оцінити готовність облікової системи та запровадити необхідні контрольні процедури.

На практиці найбільші ризики виникають не під час безпосереднього розрахунку суми винагороди, а на етапі визначення правової природи виплати та порядку її оподаткування. Серед найбільш поширених помилок можна виділити:

1. застосування ставки ПДФО 5% до всіх виплат гіг-спеціаліста без аналізу їх правової природи;
2. визначення ставки оподаткування виключно за назвою виплати, без перевірки її змісту та підстави для нарахування;
3. відсутність перевірки умов гіг-контракту та додаткових угод до нього;
4. автоматичне застосування до гіг-спеціаліста правил, передбачених для штатних працівників;
5. неправильне визначення порядку оподаткування лікарняних та інших виплат, які не є складовою гіг-винагороди;
6. неправильне визначення складу гіг-винагороди;
7. відсутність належного документального підтвердження підстав для нарахування окремих виплат;
8. відсутність контролю за змінами умов гіг-контракту та їх впливом на порядок нарахування й оподаткування виплат;
9. неправильне відображення різних видів доходів у податковій та іншій звітності.

Дія Сіті – це можливість, але вона потребує правильної інфраструктури

Для IT-компаній Дія Сіті може забезпечити суттєві переваги: конкурентне оподаткування, гнучкі моделі співпраці зі спеціалістами та зрозумілішу структуру ведення технологічного бізнесу в Україні.

Але спеціальний податковий режим не означає спрощений розрахунок винагороди. Навпаки, поєднання різних моделей співпраці, спеціальних ставок, різних видів винагороди та вимог до резидентства робить якісний розрахунок заробітної плати  та комплаєнс ще важливішими.

Тому Дія Сіті варто розглядати не просто як можливість отримати податкові переваги, а як комплексну модель ведення ІТ-бізнесу, у якій оподаткування, нарахування заробітної плати, кадрове адміністрування та дотримання законодавчих вимог мають працювати як єдина система. І помилка в одному елементі може вплинути на правильність усього процесу.